Waarom docenten en managers elkaar niet begrijpen.
Leefwereld wordt door management genegeerd
In de Volkrant van zaterdag 29 september jl. een interessant achtergrondartikel over de 314 leerlingen die in juni van dit jaar te horen kregen dat zij vanwege onregelmatigheden geen diploma zouden krijgen. Het artikel bevat diverse voorbeelden van docenten die problemen met hun leerlingen, lesroosters, toetsen, administratie al enkele jaren meemaakten en daarover rapporteerden. Het management stond echter mijlenver af van de werkvloer en deed niks met de signalen. De organisatie (het systeem) stond niet in dienst van de vakdocenten. Nee, de vakdocenten moesten passen in het systeem. Met als gevolg: frustratie, gevoelens van onmacht uitval door ziekte en uiteindelijk het eindexamendrama. Zie voor je dat Max Verstappen moet voldoen aan de regels van zijn monteurs in plaats van dat zij hem helpen om de gewenste race te rijden. Nadat ik het artikel gelezen had moest ik denken aan Jaap Peters die regelmatig schrijft over hoe deze beide werelden naast elkaar bestaan en niet samenwerken.
Twee en typen organisaties en systeem- en leefwereld
Er zijn in feite twee type organisaties. In de ene organisatie bedenkt een ander (meestal managers en staven) hoe het moet. Jij wordt dan als medewerker als het ware georganiseerd (denk aan McDonalds). Je hoeft alleen uit te voeren; een soort van lopende band. In de andere organisatie heb je een grote mate van autonomie, kun je inspelen op de behoeften van de klant of burger en helpt het systeem jou (managers en staven) om dit maatwerk mogelijk te maken.
Veel organisaties in deze tijd zijn echter nog steeds een product van het industriële tijdperk. Het topmanagement bedenkt met de staven hoe het bedrijf georganiseerd moet worden. De “handjes” geven daar dan uitvoering aan. Vaak worden deze handjes aangestuurd door afdelingsmanagers die de boel moeten coördineren; niemand is meer echt verantwoordelijk. We zien steeds vaker dat deze manier van werken leidt tot frustratie. De machinist van de NS maakte vroeger zelf het spoor schoon als er een tak op lag. Nu moet hij een collega-bedrijf bellen en staat de trein stil. De ene dienst van de gemeente legt een parkeervak aan. Echter, in het midden van het twee vakken staan nog lantaarnpalen; niemand die het snapt. Ieder groot bedrijf knipt je vragen op in partjes en laat je als klant dan stuklopen in een callcentrum. Een docent pendelt tussen diverse gebouwen en komt daardoor altijd te laat voor de lessen. En zo is (veel) meer…..
Verkeerde coördinatie
Succesvolle organisaties zijn echter geen lopende band (meer). De coördinatie van beslissingen moet dan ook niet bij de top liggen maar op de vloer. Wat is nodig:
- Een eenduidige missie en visie voor de organisatie die ook alle medewerkers kennen. Over het doel of bestaansrecht van de organisatie mag geen misverstand bestaan;
- Medewerkers organiseren zich meer rondom een probleem dat opgelost moet worden en krijgen verantwoordelijk, mandaat en budget hiervoor;
- Het systeem (o.a. HRM, financiën, P&C), etc.) stemt zich af op de medewerkers die het inzicht hebben hoe het in de praktijk werkt;
- Benoem minder managers maar wel managers die begrijpen hoe een moderne organisatie werkt en niet bang zijn (voor zichzelf) om macht uit handen te geven;
- Het management zorgt voor overzicht;
- Laat medewerkers worstelen met meer mandaat, autonomie en omgaan met collectieve verantwoordelijkheid;
- Train medewerkers in organiseren, communiceren en creatief handelen.
Mijn eigen ervaring
Zelf mag ik soms organisaties begeleiden waarin de leefwereld en de systeemwereld prima samenwerken. Dat is spannend maar ook leuk. Resultaten worden beter, tevredenheid neemt toe, ziekteverzuim daalt. Ook werk ik voor organisaties waarin het me (deels) niet lukt deze samenwerking te realiseren. Het oude, hiërarchische handelen is dan nog te sterk aanwezig als patroon.
Zaken verbeteren dan wel deels, maar deels is het dan ook cosmetisch. Nog steeds heb ik niet de remedie gevonden (anders dan alle topmanagers ontslaan en mensen gewoon aan het werk zetten zoals hierboven beschreven) om dit wel mogelijk te maken. Zeker in overheidsorganisaties is het uitermate lastig vanwege de wettelijke en bestuurlijke context die dit nieuwe denken haast onmogelijk lijkt te maken: het systeem houdt zichzelf in stand.
Herkent u uw eigen organisatie hierin? Neem dan eens vrijbijvend Contact op.
